Smlouva o zpracování osobních údajů

1. Smluvní strany a uzavření

Správcem je zákazník, tedy firma nebo živnostník, který používá službu Řemesla (dále „zákazník“). Zpracovatelem je Martin Kovanič, IČO 24374776, Nové sady 988/2, 602 00 Brno – Staré Brno (dále „provozovatel“). Smlouva je součástí podmínek používání a uzavírá se jejich přijetím při vytvoření firmy v aplikaci. Platí po dobu používání služby a do smazání dat podle článku 9.

2. Předmět a účel zpracování

Provozovatel zpracovává osobní údaje pouze za účelem poskytování služby Řemesla: evidence klientů a zakázek, zaměření, rozpočtů, cenových nabídek a jejich schválení klientem, faktur, předávacích protokolů, fotografií a dokumentů, odesílání e-mailů na pokyn zákazníka a zálohování.

3. Kategorie údajů a subjektů

Subjekty údajů jsou klienti zákazníka, jejich kontaktní osoby a členové týmu zákazníka. Zpracovávají se zejména jméno a příjmení, adresa zakázky, e-mail, telefon, IČO a DIČ, údaje v nabídkách a fakturách, fotografie místností, poznámky, e-mailová komunikace a jméno uvedené při schválení nabídky. Zvláštní kategorie údajů podle čl. 9 GDPR služba nevyžaduje; zákazník je do ní nemá vkládat.

4. Pokyny zákazníka

Provozovatel zpracovává údaje jen na základě doložených pokynů zákazníka. Pokynem je používání služby a jejích funkcí, nastavení v aplikaci a písemný požadavek na [email protected]. Pokud by pokyn podle provozovatele porušoval právní předpisy, upozorní na to zákazníka. Údaje nepředává do třetích zemí, pokud to nevyplývá z článku 6.

5. Mlčenlivost a zabezpečení

K údajům má přístup jen provozovatel a osoby vázané mlčenlivostí, a to v rozsahu nutném pro provoz a podporu. Provozovatel uplatňuje tato technická a organizační opatření:

• šifrované spojení (HTTPS) mezi prohlížečem a službou,
• oddělení dat jednotlivých firem a kontrola oprávnění při každém požadavku,
• přihlášení přes samostatnou přihlašovací službu, role vlastník, správce a člen,
• šifrované uložení přístupových údajů k e-mailovým schránkám,
• denní zálohy databáze a souborů s ověřením a uchováním 14 dní,
• záznam administrativních změn (auditní log),
• pravidelné aktualizace software a omezení přístupu ke správě serverů.

6. Další zpracovatelé

Zákazník uděluje obecný souhlas se zapojením těchto dalších zpracovatelů:

• Contabo GmbH, Německo: pronájem serverů, na kterých běží aplikace, databáze, soubory, přihlašovací služba a poštovní server pro firemní e-maily,
• Cloudflare, Inc.: síť pro doručení webu a ochranu před útoky; případný přenos mimo EU se řídí standardními smluvními doložkami a rámcem EU–USA pro ochranu dat.

O plánované změně dalších zpracovatelů provozovatel zákazníka informuje e-mailem alespoň 14 dní předem. Zákazník může ze závažných důvodů vznést námitku; pokud se strany nedohodnou, může službu ukončit. Další zpracovatele provozovatel zavazuje ke stejné úrovni ochrany.

7. Součinnost

Provozovatel zákazníkovi pomáhá s vyřizováním žádostí subjektů údajů (přístup, oprava, výmaz, přenositelnost), se zabezpečením, s posouzením vlivu a s konzultací s dozorovým úřadem, a to v rozsahu, který odpovídá povaze služby. Většinu žádostí zákazník vyřídí sám v aplikaci: údaje může upravit, smazat nebo exportovat.

8. Porušení zabezpečení

O porušení zabezpečení osobních údajů provozovatel informuje zákazníka bez zbytečného odkladu, nejpozději do 48 hodin od zjištění, a poskytne informace potřebné pro ohlášení dozorovému úřadu.

9. Ukončení a výmaz

Před ukončením si zákazník stáhne zálohu dat v Nastavení. Po zrušení firmy provozovatel údaje vymaže z provozních systémů do 30 dní a ze záloh nejpozději po uplynutí jejich doby uchování (14 dní), pokud právní předpis nevyžaduje jejich další uchování.

10. Kontrola

Provozovatel poskytne informace potřebné k doložení plnění této smlouvy. Zákazník může na své náklady provést kontrolu po předchozí dohodě, nejvýše jednou ročně, pokud zákon nestanoví jinak.

11. Závěrečná ustanovení

Odpovědnost stran se řídí GDPR a podmínkami používání. Smlouva se řídí českým právem. Dotazy posílejte na [email protected].